Een kantoor verhuizen: domein, mail en sleutels in één draaiboek

Gepubliceerd op 27 september 2026

Een kantoorverhuizing wordt meestal gepland rond de verhuiswagen, de inrichting en de internetaansluiting op het nieuwe adres. De digitale kant krijgt pas aandacht als er iets misgaat: mail die bij het oude adres van een kantoorpand blijft hangen omdat een lokale server is uitgezet, een website met een verouderd adres in de voettekst, of een domeinnaam die op naam van een vertrokken medewerker staat. Door domein, mail en de fysieke toegang tot het nieuwe pand in één draaiboek op te nemen, verloopt de verhuizing zonder onderbreking.

Eerst de domeinnaam op orde

Een verhuizing is een goed moment om na te gaan op wiens naam de domeinnaam staat. Bij kleine bedrijven is dat regelmatig een oud-medewerker of het webbureau dat de site ooit bouwde. De houder van de domeinnaam bepaalt wie wijzigingen mag doorvoeren, dus bij een verkeerde houder loopt elke aanpassing via iemand anders. Het adres in de houdergegevens hoort bovendien bij het nieuwe vestigingsadres te passen. De registrar past dat aan via het klantpaneel; bij een .nl-domein geldt dat de gegevens van de houder actueel moeten zijn.

DNS en e-mail zonder onderbreking

Staat er op het oude kantoor nog een eigen mailserver of NAS die via het domein bereikbaar is, dan moeten de DNS-records voor de verhuizing worden omgezet naar de nieuwe locatie of naar een clouddienst. Een wijziging in DNS is niet direct overal zichtbaar: afhankelijk van de ingestelde TTL, de bewaartijd van een record bij andere servers, duurt het minuten tot een dag. Door de TTL een paar dagen voor de verhuizing te verlagen, gaat de overstap op de verhuisdag zelf sneller. Meer over die records staat in de gids over nameservers en DNS en over e-mail bij een domein.

Het adres op de website en in profielen

Het nieuwe adres moet op meer plekken staan dan alleen de contactpagina: in de voettekst, in de gestructureerde gegevens van de website, in het bedrijfsprofiel bij Google, bij de Kamer van Koophandel en in de handtekening van iedere medewerker. Verschillen tussen die bronnen maken het voor zoekmachines lastiger om het bedrijf goed te tonen. Een lijst van alle plekken waar het adres staat, voorkomt dat het oude adres maanden later nog ergens opduikt.

De sloten van het nieuwe pand

Bij de sleuteloverdracht van een gehuurd of gekocht bedrijfspand is zelden duidelijk hoeveel sleutels de vorige gebruiker heeft laten maken. Oud-medewerkers, schoonmakers en leveranciers kunnen nog een exemplaar hebben. Het vervangen van de cilinders van de buitendeuren hoort daarom op de eerste dag in het nieuwe pand, in overleg met de verhuurder. Dat is ook het moment om een sleutelregister op te zetten en eventueel te kiezen voor een sluitplan, waarbij medewerkers alleen de deuren openen die ze nodig hebben. In de regio Den Haag, Rotterdam en het Groene Hart vervangt De Slotenmaker Expert cilinders op locatie; voor bedrijven die naar Gouda verhuizen, staat de informatie op deslotenmakerexpert.nl.

Een draaiboek in vier stappen

Twee weken voor de verhuizing: houdergegevens van de domeinnaam controleren en de TTL van de DNS-records verlagen. Op de verhuisdag: DNS-records omzetten en de mail testen vanaf een extern adres. De eerste dag in het nieuwe pand: cilinders van de buitendeuren vervangen, het alarm instellen en het sleutelregister aanleggen. De eerste week daarna: het adres op website, bedrijfsprofiel en in handtekeningen bijwerken en de oude apparatuur pas uitzetten als alle mail en bestanden aantoonbaar zijn overgezet.

Eén lijst voor alles

Een verhuizing gaat het best als digitale en fysieke zaken niet in aparte lijstjes staan. Wie op één plek bijhoudt wat er met het domein, de mail, het adres en de sloten moet gebeuren, voorkomt dat er na de verhuizing nog wekenlang losse eindjes opduiken.